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Pec esclusiva per ogni impresa

Cos’è la posta elettronica certificata (pec)

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. In particolare, si tratta di una casella di e-mail che informa sia il mittente che il destinatario dell’avvenuta o mancata consegna del messaggio, con l’ora e la data precisa dell’invio e della ricezione.

I messaggi PEC e i relativi allegati si considerano legalmente “conosciuti” dal destinatario nel momento in cui sono recapitati nella sua casella di posta elettronica, indipendentemente dall’effettiva lettura.

L’obbligo

L’art. 16, commi da 6 a 10, D.L. n. 185 del 29.11.2008, per favorire il processo di digitalizzazione del Paese e ridurre i costi amministrativi a carico delle imprese, ha introdotto l’obbligo di attivazione della casella PEC per società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni.

In particolare:

  • tutte le Pubbliche Amministrazioni dovevano istituire da subito (già dal 29.11.2008, data di entrata in vigore del D.L. n. 185/2008) una casella PEC dandone comunicazione al CNIPA, che provvede alla pubblicazione degli indirizzi in un elenco consultabile per via telematica;
  •  i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge statale dovevano attivare un indirizzo PEC entro il 29.11.2009 (un anno dall’entrata in vigore del L.n. 185/2008) e comunicarlo entro la stessa data ai rispettivi Ordini o Collegi;
  • le società già costituite alla data del 29.11.2008 dovevano attivare un indirizzo PEC e comunicarlo al Registro delle Imprese entro il 29.11.2011 (tre anni dall’entrata in vigore del D.L. n. 185/2008). Tuttavia, successivamente a tale scadenza, l’art. 37 del D.L. n. 5/2012 aveva stabilito che le società che, alla data di entrata in vigore del medesimo decreto (10.02.2012), non avessero ancora indicato il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese, dovevano provvedere a tale comunicazione entro il 30.06.2012. Le società costituite dopo il 29.11.2008 hanno, invece, l’obbligo di comunicare il proprio indirizzo PEC all’atto della loro costituzione.

Successivamente, l’art. 5, commi 1 e 2, D.L. n. 179/20124, ha esteso l’obbligo di dotarsi di una PEC e di comunicarne l’indirizzo al Registro delle Imprese anche alle imprese individuali a decorrere dal 30.06.2013. In particolare:

  • le imprese individuali già attive alla data del 20.10.2012 (giorno successivo alla data di entrata in vigore della legge di conversione del D.L. n. 179/2012) e non soggette a procedura concorsuale, dovevano depositare il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese entro il 30.06.2013;
  • le imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al Registro delle imprese o all’Albo delle imprese artigiane a partire dal 20.10.2012 devono indicare il proprio indirizzo PEC unitamente a tale iscrizione.

 

A decorrere dal 30.06.2013, quindi, l’obbligo di possedere una PEC riguarda tutte le imprese e le Pubbliche Amministrazioni.

 

Attivazione

Per l’attivazione della PEC, i soggetti obbligati devono scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio (l’elenco aggiornato è consultabile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri al seguente link: http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori).

Il gestore provvede ad attribuire all’utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi di accesso per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti.

 

Esclusività della Pec

 In considerazione delle problematiche sorte nel corso del 2013 a seguito della possibilità sopra esposta di utilizzare una stessa PEC per più soggetti, il Ministero dello Sviluppo Economico è recentemente intervenuto con la Circolare 9.5.2014, n. 77684 nella quale ha sancito che:

nel caso in cui … si rilevi, d’ufficio o su segnalazione di terzi, l’iscrizione di un indirizzo PEC, di cui sia titolare una determinata impresa, sulla posizione di un’altra (o di più altre) – ovvero, comunque, l’iscrizione sulla posizione di un’impresa di un indirizzo PEC che non sia <<proprio>> della stessa – dovrà avviarsi la procedura di cancellazione del dato in questione ai sensi dell’art. 2191 c.c, previa intimazione, all’impresa interessata (o alle imprese interessate), a sostituire l’indirizzo registrato con un indirizzo di PEC <<proprio>>”.

Da quanto sopra, quindi, ogni società/impresa è obbligata a possedere un proprio indirizzo PEC utilizzato e riconducibile esclusivamente alla stessa.

 In merito, la Circolare in esame specifica che le indicazioni operative precedentemente fornite (possibilità di indicare la PEC di un terzo):

sono da ritenersi ormai superate … risultando oggi indubitabile che per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) debba essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di PEC alla stessa esclusivamente riconducibile”.

Ciò in considerazione del fatto che, dal 2008 ad oggi, è stato ampliato sempre più l’utilizzo dell’indirizzo PEC per le comunicazioni e lo scambio di documenti tra società/imprese e Amministrazioni pubbliche nonché tra le stesse società/imprese, rendendo indispensabile che ad un determinato indirizzo PEC (reperibile nell’Indice nazionale INI–PEC) corrisponda con certezza l’effettivo destinatario della comunicazione/documento inviato con tale canale.

Come specificato dallo stesso Ministero:

ciò non impedirà … di continuare eventualmente a delegare la gestione operativa di tali indirizzi pec univoci, sia da parte delle imprese individuali che da parte delle società, a soggetti terzi o professionisti ovvero, come avviene in taluni casi per le società, alla società del gruppo che cura per talune alcuni servizi amministrativi comuni”.

In tali casi, quindi, a differenza del passato, il soggetto terzo delegato a curare gli adempimenti della società/impresa dovrà utilizzare un indirizzo PEC per ciascun soggetto gestito.

 

 Sanzioni

Come sopra riportato, nei casi in cui la CCIAA riscontri che lo stesso indirizzo di PEC è utilizzato da più società/imprese, intima le stesse a sostituire detta PEC con un indirizzo “proprio”. In caso di inadempienza, l’indirizzo PEC “non esclusivo” viene cancellato d’ufficio ex art. 2191, C.c. e trova applicazione quanto previsto:

  • dall’art. 16, comma 6-bis, D.L. n. 185/2008 per le società;
  • dall’art. 5, comma 2, D.L. n. 179/2012 per le imprese individuali.

Conseguentemente, dall’intimazione:

  • una società ha tempo 3 mesi;
  • un’impresa individuale ha tempo 45 giorni;

per comunicare il proprio indirizzo PEC “esclusivo”.

Decorso inutilmente detto termine, si configura l’omessa presentazione della domanda di variazione dei dati già comunicati alla quale è applicabile la sanzione da € 103 a € 1.032 di cui all’art. 2630, C.c..